Alfredo Lemke im Gespräch:

„Ein ERP lebt von der Datenerfassung und von durchgängigen Prozessen“

IQSteel.ERP ist das Rückgrat moderner Stahlbauunternehmen. Es sorgt für transparente, durchgängige Prozesse, effiziente Workflows und belastbare Daten als Entscheidungsgrundlage einer wirtschaftlichen Unternehmensführung. Doch in der Praxis zeigt sich immer wieder: Die beste Software entfaltet ihren Nutzen nur dann, wenn sie auch in vollem Umfang genutzt wird. Im Interview spricht Alfredo Lemke, Geschäftsführer von IQSoftware, darüber, warum Prozessverständnis und eine qualitativ hochwertige Datenbasis entscheidend dafür sind.

Herr Lemke, IQSteel.ERP ist in vielen Stahlbauunternehmen zentraler Bestandteil des Tagesgeschäfts. Wo genau kommt die Lösung zum Einsatz und wie entfaltet sie ihr Potenzial am besten?
Alfredo Lemke: IQSteel.ERP wird tatsächlich in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt: von der Kalkulation über den Einkauf und die Arbeitsvorbereitung bis hin zu Produktion, Logistik und Rechnungswesen. Entsprechend breit sind auch die Anforderungen an die Anwender. Es geht nicht nur darum, eine Software technisch bedienen zu können. Entscheidend ist vor allem, dass die Mitarbeitenden die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse verstehen und beherrschen. Dann können sie die richtigen Entscheidungen im System treffen und Daten korrekt erfassen.

In welchen Unternehmensbereichen treten erfahrungsgemäß die größten Herausforderungen bei der Umsetzung digitaler Prozesse auf?
Alfredo Lemke: In vielen Betrieben wird deutlich, dass die zunehmende Komplexität digitaler Prozesse hohe Anforderungen stellt und Mitarbeitende dabei gezielte Unterstützung benötigen, um Abläufe konsistent und durchgängig abzubilden. Ein klassisches Beispiel ist die Finanzbuchhaltung. Kontierungen müssen sauber eingerichtet werden, Kunden und Lieferanten korrekt Sammelkonten zugeordnet bekommen. Das ist nichts, was „nebenbei“ passiert, es erfordert fachliches Verständnis. Hinzu kommt: Viele Unternehmen versuchen, ihre bisherigen analogen Abläufe eins zu eins in das ERP zu übertragen. Das funktioniert nicht. Digitale Prozesse folgen anderen Logiken. Auch wenn wir intensiv schulen, bedeutet die Umstellung auf IQSteel.ERP für viele Anwender zunächst immer auch eine Herausforderung, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier.

Können Sie das an einem konkreten Beispiel verdeutlichen?
Alfredo Lemke: Sehr gern. Nehmen wir den Artikelstamm. Ob Werkzeuge, Schrauben oder andere Materialien: Artikel müssen sauber strukturiert und den richtigen Produktgruppen zugeordnet werden. Die Entscheidung, ob ein Artikel lagergeführt ist oder direkt auf einen Auftrag gebucht wird, hat erhebliche kaufmännische Auswirkungen. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Artikel zwar lagergeführt gekauft, aber direkt auf einen Auftrag gebucht werden. Später tauchen sie dann bei der Inventur auf, müssen aber abgeschrieben werden, weil sie buchhalterisch bereits verbraucht sind. Das sind Fehler, die nicht aus bösem Willen entstehen, sondern aus fehlendem Verständnis für die Konsequenzen einzelner Buchungen.

Welche konkreten Unterstützungsangebote stellt IQSoftware bereit, um Anwender bei der Umsetzung durchgängiger Prozesse zu begleiten?
Alfredo Lemke: Wir begleiten unsere Kunden sehr eng. Neben klassischen Schulungen geben wir konkrete Handlungsanleitungen und beraten fachlich, etwa in der Buchhaltung oder bei der Strukturierung von Stammdaten. Unser Ziel ist es immer, die Anwender in die Lage zu versetzen, eigenständig und korrekt zu arbeiten. Gleichzeitig erleben wir aber auch, dass es manchmal an der Bereitschaft fehlt, sich wirklich auf neue digitale Prozesse einzulassen. Dann werden Aufgaben nicht durchgängig digital gelebt und am Ende greift man doch wieder zu Excel, weil es zunächst vertrauter ist. Das macht Projekte unnötig kompliziert und ist für alle Beteiligten frustrierend.

Ein häufig genanntes Thema ist die fehlende Durchgängigkeit digitaler Prozesse. Wo liegen hier die größten Stolpersteine?
Alfredo Lemke: Ein Klassiker ist die Zeiterfassung. Jeder Mitarbeitende muss seine Arbeitszeit dokumentieren, aber nicht alle wollen das im ERP tun. Stattdessen werden Zettel ausgefüllt, weil es vermeintlich bequemer ist. Unternehmen führen dann Sonderregelungen ein, um niemanden zu verärgern. Das Ergebnis: Manche stempeln digital, andere schreiben Zettel. Ein durchgängiger Prozess ist so unmöglich. Solche Sonderfälle untergraben jede Digitalisierungsstrategie. ERP-Prozesse funktionieren nur, wenn sie von allen konsequent genutzt werden. Andernfalls entstehen Medienbrüche, Mehraufwand und letztlich falsche Auswertungen.

Welche Konsequenzen hat das für die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen?
Alfredo Lemke: Die sind erheblich. Wenn Daten unvollständig oder falsch erfasst werden, sind Auswertungen wertlos. Gleichzeitig stehen Stahlbauunternehmen unter wachsendem wirtschaftlichem Druck. Margen schrumpfen, Effizienz wird immer wichtiger. Wer hier mit fehlerhaften Daten arbeitet, verbrennt Geld, oft ohne es zu merken. Hinzu kommt der Blick in die Zukunft: Mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird sich diese Problematik weiter zuspitzen. KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert wird. Wenn elementare Daten heute nicht sauber erfasst werden, kann KI ihr Potenzial in Zukunft nicht entfalten.

Was bedeutet das konkret im Kontext von KI-gestützten Prozessen im Stahlbau?
Alfredo Lemke: Nehmen wir den Eingangsrechnungsworkflow. Die KI erkennt Rechnungen in Diamant Software automatisch, kontiert sie und übergibt sie an IQSteel.ERP. Der Anwender erhält eine Benachrichtigung und prüft die Positionen. Wenn jedoch in der Auftragserfassung nur eine Sammelposition gebucht wurde, obwohl die Rechnung fünf Positionen enthält, wird die automatische Prüfung unmöglich. Differenzen entstehen, die Rechnung kann nicht automatisch gebucht werden und der manuelle Aufwand steigt wieder. Das zeigt sehr deutlich: Wenn am Anfang unsauber gearbeitet wird, stimmt das Ergebnis am Ende nicht.

Welche Empfehlungen geben Sie Unternehmen, um diesen Problemen zu begegnen?
Alfredo Lemke: Unternehmen müssen ihre Prozesse klar strukturieren, verschlanken und verbindliche Regeln definieren. Prozesse müssen eingehalten werden, ohne dauerhafte Sonderfälle. Argumente wie „keine Zeit“ oder „das ging früher auch anders“ dürfen dabei keine Rolle spielen. Zudem braucht es ein klares Verständnis dafür, dass ERP-Systeme die Geschäftsprozesse bereits abbilden. Für diese Prozesse braucht es Offenheit und man muss lernen, die richtigen Daten ins dafür vorgesehene Feld einzutragen. Im Grunde ist das Digitale gar nicht so anders als das Analoge, denn beides stützt sich auf korrekte Zahlen. Dabei ist das Digitale aber transparenter und spart viel Zeit.

Was wäre aus Ihrer Sicht möglich, wenn Unternehmen die durchgängige Digitalisierung leben umsetzen würden?
Alfredo Lemke: Sehr viel. Prozesse würden effizienter und die interne Kommunikation würde sich deutlich verbessern. Ein ERP ist dafür da, Informationen sofort verfügbar zu machen: Wer hat was bestellt? Ist die Ware eingetroffen? Liegt die Rechnung vor? Das funktioniert nur, wenn Daten vollständig und zeitnah erfasst werden. Im Alltag erleben wir heute allerdings oft noch, dass Informationen mühsam per Telefon oder E-Mail zusammengetragen werden, weil Daten fehlen oder verspätet eingegeben wurden. Das bläht den Verwaltungsapparat auf, kostet Zeit, ist fehleranfällig und wenig transparent. Wenn hingegen alle konsequent mit dem System arbeiten, entsteht echte Transparenz. Rechnungsprüfung, Wareneingang und Auswertungen werden einfacher und schneller. Kurz gesagt: Das ERP kann dann genau das leisten, wofür es eingeführt wurde.

Herr Lemke, vielen Dank für das Gespräch.